Inteligencia artificial en la empresa: cómo usarla cumpliendo la ley

Usar inteligencia artificial en la empresa está permitido, pero trae obligaciones desde el primer día: medidas de alfabetización en IA para la plantilla (art. 4 del Reglamento Europeo de IA), no incurrir en prácticas prohibidas, avisar en ciertos usos, aplicar el RGPD si hay datos personales y proteger los secretos empresariales. Se cumple con organización, no con tecnología.

Este bloque de la Guía de uso seguro de la IA en la empresa baja esas normas al trabajo diario. Si buscas el marco general, empieza por el Reglamento Europeo de IA y lo que exige a las empresas.

¿Qué obligaciones tiene una empresa que usa inteligencia artificial?

Primero, tu papel. Cuando tu equipo usa una herramienta de IA para trabajar, la empresa actúa como responsable del despliegue, aunque no la haya aprobado formalmente:

Desde ese papel, cinco frentes:

1. Alfabetización (RIA, art. 4). Tras el Ómnibus digital, debes adoptar medidas para apoyar la alfabetización en IA de quien usa los sistemas, ajustadas a cada persona y a cada uso:

2. Prácticas prohibidas (RIA, art. 5). La prohibición alcanza también al usuario. En la empresa, el caso más cercano es inferir las emociones de la plantilla (art. 5.1 f).

3. Transparencia (RIA, art. 50), cuando proceda. Si publicas ultrasuplantaciones o textos informativos generados sin revisión editorial, debes indicarlo (art. 50.4).

4. Datos personales (RGPD). Si la herramienta trata datos de clientes o empleados por cuenta de tu empresa, su proveedor es encargado del tratamiento y necesitas garantías y contrato:

A eso se suman la seguridad del tratamiento (art. 32) y los límites a las decisiones basadas únicamente en tratamiento automatizado (art. 22).

5. Secretos empresariales (Ley 1/2019). Una información solo es secreto empresarial protegido si cumple tres condiciones; la tercera depende de ti:

§ Infografía

Los cinco frentes de la empresa que usa IA

Desde su papel de responsable del despliegue (RIA, art. 3, punto 4)

Responsable del despliegue

La empresa cuyo equipo usa IA para trabajar, aunque no la haya aprobado formalmente

• Alfabetización

  Tras el Ómnibus, medidas ajustadas a cada persona y a cada uso

  RIA, art. 4

• Prácticas prohibidas

  Alcanzan también al usuario. Caso más cercano: inferir las emociones de la plantilla

  RIA, art. 5.1 f)

• Transparencia, cuando proceda

  Indicar ultrasuplantaciones y textos informativos generados sin revisión editorial

  RIA, art. 50.4

• Datos personales

  Si el proveedor trata datos por tu cuenta, es encargado: garantías y contrato. Además, seguridad y decisiones automatizadas

  RGPD, arts. 28, 32 y 22

• Secretos empresariales

  Solo hay secreto protegido si adoptas medidas razonables para mantenerlo en secreto

  Ley 1/2019, art. 1.1 c)

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Cinco pasos para usar la IA en la empresa cumpliendo la ley

Ninguna norma impone este orden; es una forma práctica de cumplir.

1. Inventario. Qué herramientas se usan, quién, para qué y con qué datos, incluidas las que nadie autorizó. Ese uso no aprobado es el que tratamos en shadow AI: qué es y cómo controlarlo.
2. Herramientas aprobadas. Elige versiones con contrato de encargo (RGPD, art. 28), revisa dónde se tratan los datos y descarta las que no den garantías.
3. Política de uso. Qué datos no se introducen, qué se revisa y cuándo se avisa. Cuando regule el uso de los dispositivos digitales de la empresa, la representación de la plantilla participa en su elaboración (LOPDGDD, art. 87.3). Tienes un modelo en la plantilla de política de uso de IA para empleados.
4. Formación. Por perfiles y con registro de lo hecho. Cómo plantearla tras el Ómnibus, en alfabetización en IA (art. 4).
5. Revisión. Un cambio de uso cambia las obligaciones: un asistente de redacción puede acabar filtrando currículos. Revisa el inventario periódicamente.

Casos de uso frecuentes de la inteligencia artificial para empresas

• Asistentes generativos. Redactar, resumir o traducir. Qué datos no introducir y qué contratar, en usar ChatGPT en la empresa sin incumplir la ley.
• Agentes. Ejecutan acciones en correo, CRM o pagos. El RIA no los regula como categoría propia: importa para qué los usas. Lo vemos en agentes de IA en la empresa.
• Recursos humanos. Seleccionar o evaluar con IA es, por regla general, alto riesgo (anexo III, punto 4) desde el 2.12.2027. Detalle en IA en recursos humanos.
• Despachos y asesorías. El límite principal es el secreto profesional. Lo explicamos en IA para despachos y asesorías jurídicas.

Qué encontrarás en este bloque

1. Usar ChatGPT en la empresa sin incumplir la ley. Datos, contratos y transparencia con asistentes generativos.
2. Shadow AI. Cómo detectar y encauzar el uso de IA que la empresa no ha aprobado.
3. Política de uso de IA para empleados. Plantilla para copiar y adaptar.
4. Alfabetización en IA. Qué exige el art. 4 hoy y cómo dejar constancia.
5. Agentes de IA. Clasificar cada uso y limitar lo que el agente hace solo.
6. IA en recursos humanos. Selección, evaluación y control laboral.
7. IA para despachos y asesorías. Uso seguro con secreto profesional.

Los riesgos y cómo organizarse para controlarlos están en riesgos, datos y gobernanza de la IA.

Información general sobre la normativa vigente, comprobada el 20 de octubre de 2026 con el Reglamento (UE) 2024/1689 en su versión consolidada a 27 de julio de 2026, tras el Reglamento (UE) 2026/1744 (Ómnibus digital sobre IA). No constituye asesoramiento para un caso concreto.